В офисе есть люди, которые большую часть дня отдыхают в курилке или на кухне. После полуночи они доделывают то, что не успели за день. Вечное промедление разрушает их жизнь.
Так я работал редактором. Писал статьи для сайтов и проверял тексты фрилансеров — понятные задачи без жёстких дедлайнов. Единственная сложность — иногда приходилось защищать проект перед заказчиком.
Видимо, это стало причиной страха перед работой. На задачи я тратил около 5 часов в день. Остальное время уходило на то, чтобы заставить себя что-то сделать. Потом начал откладывать дела на выходные. Забыл про отдых и личную жизнь.
Справиться с проблемой мне помогли эти приёмы.
1. Сделать быстро и «плохо»
Из книги «Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом» Нейла Фьоре я узнал об основной проблеме прокрастинации. Мы ленимся, когда нашему чувству собственного достоинства что-то угрожает.
У меня лень выглядела так. Я думал: «Напишу статью, придёт клиент и всё забракует. Значит, я некомпетентен и не достоин своей должности. Лучше ничего не делать». Прокрастинация защищала меня от воображаемого позора.
Нерешительность вела к проблемам:
- Я тянул с началом. Если получал задание, то сразу убегал болтать в курилку.
- Боялся закончить. Результат всегда казался недостаточно хорошим.
Я понял, что нужно побороть страх некомпетентности. Поэтому решил некоторое время расслабленно делать работу, насколько это возможно. Стал худшей версией себя. Интересно, но это привело к положительным изменениям.
Качество результата и скорость работы выросли. Когда я быстро и «плохо» делал работу, то оставалась куча времени, чтобы довести её до ума. Однажды я показал статью как есть, без доработки. Оказалось, что люди вообще не видят недостатки, которым я придаю значение.
Как внедрить
- Представьте провал. Клиент просит переделать работу. Самое неприятное, что вы почувствуете, — это неловкость. Вас не побьют за плохой логотип или текст.
- Расслабленно делайте работу. Забудьте про ошибки, формулировки и недочёты.
- Не переделывайте, пока не выполните задачу полностью. Обычно ещё в процессе написания я возвращался к началу статьи, чтобы внести правки, а это всё равно что перечитывать по 20 раз предложение в книге — сильно тормозит работу. Избавиться от этой привычки помог сервис Write or Die для авторов. Это текстовый редактор, который не позволяет останавливаться. Когда вы на 20 секунд перестаёте печатать, экран краснеет, а колонки начинают издавать душераздирающие звуки.
2. Забыть слово «должен»
Нейл Фьоре считает, что большинство мотивационных фраз только усиливают прокрастинацию. Особенно опасны фразы со словом «должен», например: «Я должен закончить этот проект к среде».
Как только мы произносим это слово, то понимаем: «Я не хочу этого делать». Мы должны начальнику, клиенту, семье, стране. Но по доброй воле никогда не взялись бы за эту работу. Когда мы говорим о долге, мозг бунтует, как непослушный ребёнок.
«Чушь! — можно справедливо возразить. — У человека есть обязанности: он должен содержать семью, приходить на работу, выгуливать собаку по утрам». Но почему обязательно говорить «Я должен содержать семью»? Лучше сказать: «Я хочу обеспечить своей семье всё необходимое» — эта фраза подчёркивает личный выбор.
Как внедрить
Используйте формулировку, которая учитывает ваш выбор, желание и интересы. Перестаньте мотивировать себя в авторитарной манере. Забудьте слова «должен», «обязан», «обещал».
- Должен написать диплом. → Решил написать диплом.
- Обязан продержаться на новом месте. → Буду получать удовольствие от новых задач.
- Обещал закончить проект в пятницу к 10:00. → Когда можно начать работу над проектом?
Звучит наивно, но формулировка решает многое.
3. Создать с работой приятные ассоциации
Если бы люди поступали рационально, то перестали бы откладывать дела. К сожалению, мы ведём себя неразумно.
Большинство отложит неприятные дела, даже если в будущем ждёт награда. Об этом пишет Дэн Ариели в книге «Позитивная иррациональность». Автор рассказывает, как заразился редкой формой гепатита после переливания крови. Чтобы вылечиться, он записался на испытание новейшего лекарства. Три раза в неделю ему приходилось самостоятельно делать болезненные уколы. Но впереди ждала награда — выздоровление.
Как оказалось, у средства были побочные эффекты: после приёма появлялись лихорадка, тошнота и головная боль. Поэтому, несмотря на эффективность лечения, многие пациенты пропускали уколы.
Дэн делал каждую инъекцию по плану, хотя никогда не отличался силой воли. Ему помог хитрый трюк: после укола он ложился на диван и смотрел фильмы. Так неприятная процедура ассоциировалась у него с положительными впечатлениями от просмотра кино.
Как внедрить
Чтобы перестать откладывать задачи, я связал с ними положительные эмоции. Для этого временно отказался от чая и сладостей — чаепитие оставил только на время работы. Теперь при включении компьютера сразу ищу, что бы ещё сделать. Мозг ассоциирует работу с пирожными и печеньями.
Чтобы положительные ассоциации появились быстрее, добавьте к рутинным делам геймификацию. Для этого можно использовать менеджер задач Habitica в виде ролевой игры. В ней вы сражаетесь с чудовищами, выполняя работу в реальной жизни. После завершения квестов получаете монеты, которые можно тратить на игровое оружие и доспехи.
4. Работать в рассеянном режиме
В книге «Думай как математик» Барбара Оакли пишет о существовании двух режимов работы мозга: сфокусированном и рассеянном.
При сфокусированном мышлении мы напрягаемся и сосредотачиваемся на одной задаче. В рассеянном состоянии мозг отдыхает и как бы думает обо всём на свете, перерабатывая информацию за день.
Можно часами решать математическую задачу, а потом случайно найти ответ во время прогулки. Поэтому иногда продуктивнее отдохнуть или поговорить с друзьями, чем думать о проблеме.
Рассеянный режим важен для творчества. Когда мы работаем в этом состоянии, то не чувствуем напряжения. Тогда к нам и приходит озарение. Наоборот, если заставляем себя креативить, то получается вымученная ерунда. Попробуйте придумать шутку на заказ. У меня ни разу не вышло.
Как внедрить
Чтобы войти в рассеянный режим, я наливаю чай, включаю таймер на час и представляю беседу с другом в уютном кафе. Весь воображаемый разговор записываю. Уже через час передо мной лежит готовый черновик статьи — остаётся только отредактировать.
Упрощённо работа выглядит так:
- Собираю информацию — сфокусированный режим.
- Пишу статью — рассеянный режим.
- Редактирую — сфокусированный режим.
Наиболее сложную часть задачи выполняю в рассеянном режиме, то есть во время отдыха.
5. Жить в отсеке одного дня
Перед началом работы я постоянно думал о будущем, и оно казалось ужасным. Из-за моей ошибки клиент угрожает компании судом. Люди, которые мне доверяли, по моей вине лишились денег. На работе задержали зарплату, и я не смог заплатить за квартиру. Не успел написать диплом из-за работы, поэтому остался на второй год в институте. И так до бесконечности.
Хотя события существовали только в моей фантазии, они мешали действовать в реальности. Побороть непродуктивное мышление помог простой совет Дейла Карнеги из книги «Как перестать беспокоиться и начать жить». Звучал он так: «Живите в отсеке сегодняшнего дня».
Выполняйте задачи по порядку, не думая о прошлом, будущем, наградах и наказаниях. Представьте, что прошлое и будущее ограждают герметичные двери, как в подводной лодке.
Как внедрить
Наметьте цель, продумайте шаги к её достижению, а потом сосредоточьтесь на одном конкретном задании. Уберите план в сторону до тех пор, пока не выполните текущую задачу.
С помощью лаунчера Speed Dial для Chrome можно быстро сделать закладку и назначить «горячую клавишу» для страницы. Открываете браузер и сразу переходите к нужному документу. Меньше шансов, что начнёте заниматься чем-то второстепенным или отвлечётесь на сообщения в соцсетях.
6. Сократить перерывы
Раньше я любил работать по технике Pomodoro. Ставишь таймер на 25 минут и занимаешься делами, стараясь не отвлекаться. Потом 5 минут отдыхаешь.
Мне нравилось, что перерыв был обязательной частью. Неважно, как ты работаешь, всё равно впереди ждёт заслуженный отдых. Но оказалось, что эти пятиминутки только вредили. Задачи не закрывались, а раздражение росло.
Проблема заключалась в адаптации мозга. Дэн Ариели в «Позитивной иррациональности» пишет, что мы привыкаем к любой работе и перестаём испытывать неприятные эмоции. Но после перерыва нам снова нужно входить в рабочий режим.
Парадокс: короткий отдых, который рекомендуют в статьях о продуктивности, делает задачу ещё неприятнее, чем в начале. Поэтому, если вы занимаетесь уборкой или подготовкой налоговой декларации, то лучше делать это за один присест.
Как внедрить
Я не всегда разом решаю задачу, поэтому делю её на несколько подзадач. Причём каждый пункт считаю отдельной миссией, как в компьютерной игре. Отдыхаю только тогда, когда выполню хотя бы один пункт.
Для удобства использую чек-листы в программе для интеллект-карт SimpleMind. Прогресс-бар показывает, сколько осталось до завершения задания.
7. Следить за прогрессом
После Нового года мы говорим себе, что начинаем новую жизнь: займёмся спортом, откроем бизнес, бросим курить или устроимся на другую работу. Обычно планы так и остаются невыполненными. Сначала откладываем, а потом забываем об обещаниях.
В книге «12 недель в году» Брайан Моран и Майкл Леннингтон рассказывают, как бороться с этой проблемой. Они предлагают ставить цели не на год, а на 12 недель. Каждую неделю мы должны выполнять конкретные шаги по достижению цели. А в воскресенье измерять эффективность.
Авторы рекомендуют разбивать результаты на два вида:
- Конечный результат — сбросить вес, накопить миллион, получить повышение, улучшить отношения с родными.
- Рабочие показатели — действия, которые влияют на достижение конечного результата.
Конечный результат иногда зависит от удачи, поэтому важнее контролировать рабочие показатели. Они показывают, как меняются наши действия и дисциплина.
Как внедрить
Изменение рабочих показателей легко отследить, если они конкретные и измеримые. Например, план менеджера по продажам — 500 холодных звонков в неделю, но он обзвонил только 250 клиентов. Получается, план выполнен только на 50%. Либо поставленная цель нереальна, либо менеджер ленится.
Для себя я придумал цель — написать семь статей за неделю. Чтобы достичь результата, решил ежедневно работать по 4 часа, не отвлекаясь на соцсети и новости. В воскресенье вечером подсчитал эффективность — вышло 70%. Получилось, что за неделю я написал пять статей, но зато почти каждый день выполнял рабочие показатели. Это оптимистичный результат: хотя не достиг цели, но улучшил концентрацию и дисциплину.
Для подсчёта я использую уже упомянутую программу SimpleMind. Каждый день отмечаю задания и рабочие показатели. Программа автоматически определяет, сколько всего я сделал, в процентах.
Для этой цели подойдут и «Google Таблицы». Ставлю в план 4 часа работы без соцсетей и мессенджеров. В следующем столбце пишу реальное количество часов за работой. Чтобы рассчитать эффективность в процентах, делю значения в столбце «Выполнено» на показатели в разделе «План».
Подсчитывая результаты недельного плана в процентах, стал замечать мельчайшие изменения в продуктивности. Если выполнял показатели менее чем на 50%, то упрощал ежедневные задачи. Когда план казался слишком простым, добавлял новые испытания.
