Как правильно группировать задачи, чтобы всё успевать

Всем уже давно известно, что многозадачность не такая уж и хорошая штука: она не позволяет нам эффективно сосредотачиваться на чём-то одном.

Всё дело в том, что переключение с одной задачи на другую занимает много времени — это подтверждается исследованиями Multitasking: Switching costs . Люди эффективнее всего работают, войдя в состояние потока: полностью сфокусировавшись на одном занятии, не отвлекаясь ни на что другое.

К сожалению, поймать поток получается далеко не всегда, потому что мы постоянно завалены кучей разных дел, которые требуют нашего внимания. Однако есть один приём, позволяющий минимизировать траты времени и энергии на переключение между различными видами деятельности. Он называется «группировка», или «пакетирование», задач (task batching).

Суть этой методики в следующем: вы объединяете однотипные задачи в так называемые пакеты, а затем выполняете их скопом. Всё просто.

Почему полезно группировать задачи

Выполнять дела в случайном порядке проще всего: не приходится париться с планированием, расстановкой приоритетов и прочей скукотищей. Вы вспомнили о чём-то — и сделали это. А затем перешли к следующей задаче.

Вот только такой подход не очень-то полезен для вашей способности фокусироваться. Согласно исследованию The True Cost Of Multi-Tasking , опубликованному в журнале Psychology Today, человек теряет до 40% своей производительности, когда переключается между несвязанными задачами.

Иными словами, если вы сначала пишете отчёт, затем начинаете отвечать на электронные письма, потом разбираете бумажные документы, а после снова возвращаетесь к отчёту, то каждый раз теряете время на то, чтобы сконцентрироваться на новом задании, не похожем на предыдущее. Том ДеМарко, автор книги «Человеческий фактор: успешные проекты и команды», утверждает, что на такое «переключение передач» уходит до 15 минут, а то и больше.

Пакетная группировка задач облегчает переход от одного действия к другому. Чем более схожи ваши задачи, тем проще, закончив одну, взяться за следующую.

Как использовать пакетную обработку задач

1. Создайте список дел

Прежде всего запишите, что вы намереваетесь сделать, в простой список, строчку за строчкой. Можете делать это на бумаге или использовать многочисленные приложения для управления задачами. Главное — всё зафиксировать. Идеально выделять каждый день (или хотя бы раз в неделю) немного времени на планирование.

2. Разделите задачи по категориям

Теперь, когда список готов, разбейте все его элементы на категории. Они могут быть разными — выбирайте, какие пожелаете. Главное, чтобы было удобно и наглядно.

Например, соберите задачи типа «Ответить на электронные письма» или «Позвонить коллегам» в раздел «Переговоры», а «Написать статью» и «Внести правки» в раздел «Текст». Создайте отдельные категории для домашних дел, рабочих задач, покупок и так далее. Ориентироваться в таком упорядоченном списке будет проще.

Ещё один вариант — собирать задачи в пакеты по тому месту, где они должны быть выполнены. Например, привяжите все покупки к локации «Супермаркет», а рабочие дела к «Офису» и так далее. Таким образом, если окажетесь возле магазина, сможете заглянуть в свой список дел и сразу увидеть все покупки, которые вам необходимы.

3. Заблокируйте время

Пакетная обработка задач отлично работает в связке с так называемой методикой блокирования времени. После того как разобьёте список по категориям, выделите под каждую из них определённое время дня. И добавьте соответствующий блок к себе в календарь. В течение одного временного блока занимайтесь только делами из одной категории и не обращайте внимания на другие.

Ещё один вариант — привязать к пакетированию задач популярную технику Pomodoro. 25 минут вы занимаетесь, не отвлекаясь, задачами из одного пакета. Затем отдыхаете 5 минут. Затем повторяете цикл с другой группой дел.

4. Учтите свой пик продуктивности

Определите время суток, когда вы наиболее продуктивны. У большинства людей это утро, но есть и полуночники, которым легче сосредоточиться в тёмное время суток. Найдите свой пик продуктивности и постарайтесь, чтобы выполнение задач из самых приоритетных категорий приходилось на него.

5. Устраните отвлекающие факторы

Когда приступаете к выполнению очередной группы задач, убедитесь, что вас не потревожит случайное уведомление или телефонный звонок. Можете выделить для проверки смартфона специальное время. Пока вы занимаетесь задачами из одной категории, не думайте об остальных.

Какие задачи можно собирать в группы

На самом деле, вообще любые. Скотт Янг, писатель, программист, предприниматель и большой поклонник пакетной обработки задач, приводит 20 Tips for Batching to Save Time and Cut Stress  несколько примеров:

• Электронная почта. Тим Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю», порою получает по 300 электронных писем в час. И, несмотря на такой объём, отвечает на них всего раз в день, специально выделяя время только для этого.
• Чтение. Читать что-то между делом практически бесполезно, так как вы всё равно мало что запомните. Лучше определите для себя, когда вам удобнее воспринимать информацию вдумчиво, и забронируйте это время для чтения.
• Телефонные звонки. Записывайте имена людей, которым вам нужно позвонить, и их телефонные номера в один список. Затем позвоните всем кандидатам из списка разом. Во-первых, не будете отвлекаться на телефонные разговоры лишний раз. Во-вторых, сможете выбрать время суток, когда люди меньше всего заняты и смогут поговорить с вами.
• Отдых и развлечения. Перенесите все развлечения — фильмы, компьютерные игры, прогулки — на конец дня. Это смотивирует вас поскорее закончить работу, и вам будет проще расслабиться, зная, что все дела на сегодня уже переделаны.
• Поездки за покупками. Перед тем как выезжать из дома, соберите в кучу все дела, покупки и поручения и выполните их за один заход. Например, можно посетить супермаркет, почту и химчистку одновременно. Сэкономите не только время, но и бензин.
• Переписка в соцсетях. Возьмите час вечерком на общение в интернете. А всё остальное время держите уведомления клиентов соцсетей отключёнными.
• Приготовление пищи. Скорее всего, вам постоянно не хватает времени готовить что-то каждый день. К счастью, цивилизация подарила нам такой агрегат, как микроволновая печь. Выделите 1–2 дня, чтобы наготовить еды на следующую неделю, а затем просто разогревайте её.
• Ремонт. Соберитесь наконец и сделайте все те мелкие дела по дому, которые так долго ждали своего часа. Замените перегоревшие лампочки, почините дверную ручку и капающий кран.
• Размышления. Вы всё время думаете, пытаетесь что-то планировать, решить какие-то проблемы, но у вас ничего не получается? Скотт Янг советует даже такой вещью, как размышления, заниматься в строго определённое время. Приобретите привычку каждую неделю по 2–3 часа планировать, чем вы займётесь дальше и каких целей хотите достичь.

Да, и если уж на то пошло, составление пакетов задач — это тоже задача. Поэтому выделяйте специальное время, желательно вечером, чтобы распределить пункты своего списка на завтра.