Грамотный тайм-менеджмент предполагает получение больших результатов за меньшее время. Популярный блогер и предприниматель Томас Оппонг рассказывает, как правильно составлять планы по достижению целей и почему простые списки задач могут только мешать продуктивности.
Почему обычные списки дел не помогают
В простом to-do-листе вы не отражаете, сколько времени займёт выполнение какой-либо задачи. И скорее всего, начинаете с небольших и несложных, которые требуют не больше пяти минут.
Постепенно вы приходите к тому, что раз за разом берётесь только за простые дела, а важные и трудоёмкие постоянно откладываете на потом. В итоге крупные проекты не трогаются с места. А большинство пунктов плана так и остаются невыполненными, ведь вы продолжаете добавлять к ним новые, не имея при этом никакой системы контроля.
Здесь срабатывает эффект Зейгарник, согласно которому люди запоминают незавершённые или прерванные действия лучше, чем выполненные. Это означает, что мысли о незаконченных задачах из списка дел будут крутиться у вас в голове, пока вы их не выполните. Вас будет преследовать навязчивое чувство, из-за которого будет сложно сосредоточиться на выполнении работы. В итоге это может привести к стрессу и бессоннице.
Как планировать эффективно
Опишите свой идеальный день
Джейсон Уомак, executive-коуч, спикер и автор о продуктивности, рекомендует свой подход к организации процесса по достижению цели. Он предлагает написать сценарий идеального дня, чтобы ориентироваться на него. Осознание того, что для вас идеал, мотивирует на работу.
Для создания сценария ответьте на следующие вопросы.
- Как вы хотите провести день?
- Какие задачи точно нужно завершить сегодня?
- В какое время вы наиболее продуктивны?
Исходя из ответов, вы сможете разделить рабочее время на отрезки, каждый из которых будет содержать те или иные задачи из вашего to-do-листа.
Этот способ поможет эффективнее работать со списком дел и вовремя справляться и со срочными, и с важными делами.
Распланируйте всё в календаре
Чтобы списки дел были для вас максимально эффективны, не составляйте простые планы без дедлайнов и сроков, а научитесь грамотно использовать календарь.
Подробно распишите в нём предстоящий день или целую неделю. Отмечайте все свои дела в календаре и живите по созданному расписанию. Это поможет вам решить, за какой проект взяться в первую очередь и можно ли добавить ещё задач.
Вместо обычной расстановки приоритетов формируйте пункты плана с датой и точным временем — особенно в самых важных задачах. Это придаст чувство срочности, и у вас получится завершить их к определённому моменту.
Оценивайте каждую задачу
Если вы не анализируете, как проводите каждый свой день, скорее всего, вы тратите большую его часть впустую.
Одно из важных правил продуктивности — не позволять задаче занимать больше времени, чем она требует.
Для эффективного тайм-менеджмента недостаточно просто знать, что необходимо сделать. Нужно учитывать, сколько времени это займёт. Лучше сказать «Сегодня у меня есть только 40 минут, чтобы сделать это», вместо того чтобы планировать дела в простом порядке важности без конкретных сроков.
Добавьте в свой список задач оценку того, сколько времени займёт выполнение каждого пункта. Попробуйте распланировать каждую минуту с 8 утра до 5 вечера. Заранее определите, когда будут перерывы. Составьте расписание для проверки уведомлений, электронной почты и социальных сетей.
Может показаться, что это занятие только отнимает время. Но на самом деле оно задаёт планку, которой вы стараетесь соответствовать. И в итоге вы увидите, что ваша концентрация улучшилась.
Следите, сколько времени вы тратите на выполнение задач, — это может стать для вас настоящим открытием. Так вы определите стиль своей работы и сможете улучшить её. Ещё это помогает понять, в какое время суток вы более и менее эффективны.
Измерение — это первый шаг, который необходим для контроля и в конечном счёте улучшения показателей. Если вы не можете что-то измерить — вы не можете это понять. Если вы не можете что-либо понять — вы не можете это контролировать. А если вы не можете это контролировать — вам определённо не под силу это улучшить.
Джеймс Харрингтон, предприниматель, специалист по управлению процессами
Анализируйте своё время, и тогда вы сможете распределять его правильно.
Проставьте сроки
Откройте свой ежедневник или приложение для планирования и дополните список задач сроками их выполнения. Назначьте уровень приоритета для каждой.
А чтобы понять, чему стоит уделять больше времени, ответьте себе на несколько вопросов:
- Какие задачи займут меньше 20 минут?
- На какие дела потребуется больше часа?
- Что лучше сделать с утра, когда больше всего энергии?
Теперь вместо «Завершить дизайн-проект» пишите «Завершить дизайн-проект за два часа». Даже если закончить его вы не успеете, то хотя бы сдвинетесь с мёртвой точки, не потратив на это целый день.
Если же у вас нет цели завершить задачу в конкретную дату, всё равно планируйте ежедневно тратить на неё определённое время. А после переходите к другим не менее важным вещам. Так вам удастся постепенно разделаться с крупными задачами.
Дробите большие задачи на мелкие
Некоторые дела могут занимать часы или даже дни. Если вам предстоит работа над большим проектом, потратьте несколько минут, чтобы его обдумать. Из каких частей он состоит? Какие нужно приложить усилия и сколько времени на это потребуется? Запишите это.
Далее разбейте проект на несколько задач с чётким дедлайном и решайте их по одной до его завершения. Чем больше получится мелких действий, тем более выполнимыми они будут казаться.
Когда неприступный объём работы становится чем-то небольшим, мозг фокусируется на том, что нужно делать прямо сейчас — на конкретной задаче и небольшой цели. Поэтому лучше устраивать спринты по 40–60 минут с небольшими перерывами.
Работайте над одной задачей за раз
Уделяйте ей всё своё внимание, и тогда вам удастся быть максимально эффективным.
Марк Мёрфи из Forbes объясняет: «Когда люди могут избежать перерывов в работе, с вероятностью 67% у них остаётся впечатление, что „сегодня был очень продуктивный день“».
Работать целый час над одной задачей не отвлекаясь действительно имеет смысл. Но это может быть сложно, особенно если вам постоянно поступают уведомления или приходится отвечать на вопросы коллег.
Сфокусироваться на работе помогает, например, техника Pomodoro. Она предполагает 25-минутные рабочие спринты с короткими пятиминутными перерывами. После нескольких таких подходов можно полноценно отдохнуть.
Такой метод не универсален: продолжительность концентрации и стиль работы у всех разные. Поэтому пробуйте различные техники управления временем и придерживайтесь той, что работает лично для вас.
Например, если вы продуктивнее по утрам, то перенесите на это время задачи, которые требуют больше времени. Так вы станете организованнее и сможете достичь большего.
