5 шагов на пути к продуктивности по методу КонМари

Метод КонМари — это подход к наведению порядка и организации пространства, который изобрела и описала в бестселлере «Магическая уборка» Мари Кондо. В апреле 2020 года она вместе с профессором менеджмента Скоттом Соненшайном выпустила новую книгу Joy at Work: Organizing Your Professional Life. В ней рассказывается, как привести в порядок рабочее место и расписание, чтобы получать от работы удовольствие. На русский книга ещё не переведена. Вот некоторые основные рекомендации из неё.

1. Начинайте день с ритуала

Простая последовательность действий настроит вас на продуктивный день и поможет отсечь мешающие мысли. Сама Мари Кондо использует аромадиффузор с эфирными маслами, чей запах ассоциируется у неё с работой и помогает сконцентрироваться. Вы можете придумать себе другой несложный ритуал: выпить кофе, сделать запись в дневнике, заняться медитацией или короткой зарядкой, послушать бодрую музыку.

Ритуалы особенно важны для тех, кто работает из дома — чтобы отделить личную жизнь от профессиональной. Но и в офисе вы можете их использовать, если есть такая потребность.

2. Держите в порядке рабочий стол

Мари Кондо считает, что это краеугольный камень организации рабочего дня. Чистый стол без лишних предметов помогает быть продуктивнее, спокойнее и радостнее. Ей вторят и результаты The Case for Finally Cleaning Your Desk исследований: порядок на рабочем месте уменьшает стресс, повышает концентрацию и продуктивность.

• На столе должны быть только те предметы, которые именно сегодня нужны вам для работы. Если в основном вы работаете за компьютером и периодически принимаете звонки, значит, оставьте только компьютер и телефон. Никаких канцелярских органайзеров с маркерами и погнувшимися скрепками, никаких блокнотов и бумажек.
• Все вещи, которые вам могут понадобиться, но не требуются прямо сейчас, разделите по категориям и держите в ящиках стола или на полках в одинаковых коробках с подписями.
• На стол можно (и нужно!) поставить один предмет, который вызывает у вас «искры радости». Это важное понятие в философии КонМари, которое означает, что вещь должна нести приятные ощущения, воспоминания и ассоциации. Сама Мари Кондо ставит 4 tips for turning your home into a productive work space, according to tidying expert Marie Kondo на стол кристалл или вазочку со свежими цветами. Ещё идеи: фото любимого человека или семьи, игрушка-антистресс, цветок в горшке, памятный подарок.
• От бумаг лучше избавиться, а важную информацию хранить в цифровом виде. Документы с печатями и подписями, которые обязательно нужны в оригинале, стоит разделить по категориям и сложить в папки или специальные вертикальные подставки.
• Многие вещи для работы, будем честны, «искры радости» не вызывают, но и выкинуть их нельзя. Мари Кондо в таком случае рекомендует купить коробки и ёмкости, которые вам нравятся. Яркие контейнеры для канцелярских принадлежностей и разноцветные мешочки для проводов помогут держать предметы в порядке, а пользоваться ими станет чуть веселее и приятнее.
• Если вы работаете дома, все инструменты и бумаги храните в ящиках или контейнерах. Во-первых, в конце дня коробку легко закрыть и убрать, чтобы провести черту между работой и личной жизнью. Во-вторых, в таком виде предметы удобно переносить из комнаты в комнату (например, если вы сначала работали в спальне или на кухне, а потом решили переместиться в гостиную).
• Один день в месяц выделяйте на то, чтобы расхламить рабочее место. Избавляйтесь от всего, что не приносит радости и чем вы давно не пользовались.

3. Цифровой мусор тоже выбрасывайте

Он занимает место в памяти устройств, мешает найти нужную информацию и портит настроение. Сотни неоткрытых писем в почтовом ящике и сотни непрочитанных статей в Pocket не вызывают желания туда заходить.

При расхламлении цифрового пространства действуют принципы, уже знакомые поклонникам метода КонМари. Нужно делить объекты на категории и выбрасывать то, что не вызывает «искры радости». Действовать следует быстро, расхламлять файлы и папки в один присест, не задумываясь и не оставляя себе шанса уцепиться за ненужное барахло.

Всё наше цифровое имущество условно можно разделить на несколько категорий: файлы (документы, фото), письма и сообщения, подписки, приложения и сервисы. Чтобы избавиться от лишнего, придётся разобраться с каждой категорией.

• Файлы. Создайте две папки. В одну складывайте то, что приносит радость, в другую — важные и полезные документы и фотографии. Важные — это те, которыми вы действительно пользуетесь, а не храните годами. Всё, что не попало ни в одну, ни в другую, нужно удалять. После того как избавитесь от лишнего, разделите файлы в двух папках на категории так, как вам удобно.
• Письма и сообщения. Сначала очистите корзину и папку «Спам». Отпишитесь от рассылок, которые не читаете. Остальные письма, как и файлы, условно разделите на радостные и важные, а потом присвойте им необходимые ярлыки. Лишнее удалите.
• Отложенное чтение. Если отложили публикацию пару месяцев назад и до сих пор не прочли — удаляйте. Если прочли, но информация не пригодилась и возвращаться к ней не хочется — то же самое.
• Подписки и приложения. Оставляйте только то, что радует или очень-очень нужно. Например, если вы по работе проверяете 20 разных новостных ресурсов, никуда не денешься, но в обычной жизни такое количество новостей вряд ли нужно — смело отписывайтесь. Так же и с приложениями: пять разных трекеров привычек или ежедневников вам явно ни к чему.

4. Разделяйте задачи по приоритету

По мнению 10 Marie Kondo–Approved Organization Tips for Working From Home Мари Кондо, огромную часть времени мы тратим на разные отвлекающие факторы и неотложные задачи, которые на самом деле не такие. Поэтому старайтесь не попадаться в ловушку срочности и не кидайтесь сразу отвечать на каждое сообщение или выполнять внезапно поступившие задания. Вначале спросите себя, действительно ли эти дела требуют внимания именно сейчас или их можно отложить. Если подождать они всё-таки могут, в первую очередь стоит заниматься задачами и проектами, которые важны в долгосрочной перспективе.

Когда вы работаете над личными проектами и сами выбираете задачи, прислушивайтесь к «искрам радости» внутри себя. От дел, которые их не вызывают, по мнению Мари Кондо стоит отказаться.

5. Отдыхайте

Нужно заранее планировать перерывы: в какое время вы будете отдыхать и каким будет ваш отдых. Важно выбирать то, что вас расслабляет и радует, помогает перезагрузиться: прогулка, чтение, музыка, болтовня с коллегами, короткий сон, рукоделие — что угодно. Благодаря перерывам мы чувствуем How Do Work Breaks Help Your Brain? 5 Surprising Answers себя лучше и работаем продуктивнее.