8 новых крутых функций Microsoft 365 для бизнеса

Что такое Microsoft 365 для малого и среднего бизнеса

Microsoft 365 — это новое название ряда продуктов Office 365. Подписка «Microsoft 365 бизнес стандарт» включает знакомые Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams с мобильными и десктопными версиями приложений, сервисы Exchange и OneDrive. Вместе с тем в ней появились и новые возможности, которые помогут вам вести бизнес ещё удобнее.

Подписка позволит организовать работу, безопасно хранить важные данные и коммуницировать с клиентами, а также даст бесплатный доступ ко всем выходящим обновлениям. Стоимость Microsoft 365 остаётся прежней даже с новыми фичами.

Какие новые возможности доступны в Microsoft 365

Мы выбрали несколько примеров в приложениях и сервисах. Новых возможностей очень много, они появляются ежемесячно. Доступ к свежим функциям зависит от канала обновления вашей подписки Microsoft 365. Поэтому некоторые из перечисленных опций на ваших устройствах пока могут отсутствовать.

1. Динамические массивы в Excel

Возможность, которая стала доступна весной 2020 года, здорово облегчает действия с формулами и позволяет удобнее обрабатывать массивы данных. Ранее в ячейке Excel можно было ссылаться на одно значение, а для использования диапазона данных нужно было завернуть их в формулу. Теперь — в одной экселевской ячейке можно ссылаться на нужный диапазон данных и выполнять необходимые действия со всем диапазоном. Когда вы нажмёте клавишу ввода, Excel самостоятельно изменит размер выходного диапазона и разместит результаты в каждой ячейке в этом диапазоне.

Динамические массивы значительно облегчают работу со многими функциями Excel. Новая опция доступна для обладателей подписок, в том числе в «Microsoft 365 бизнес стандарт».

2. Возможность вставки информации с изображения в Excel

Новая функция позволяет загружать данные в таблицу Excel прямо с изображения. Это поможет вам в два клика переносить информацию с фото в ячейки без необходимости что‑то перепечатывать. Достаточно скопировать картинку, а затем воспользоваться функцией вставки из изображения в Excel. Фича даёт возможность проверить переносимую информацию на ошибки (опция Review). В данный момент функция доступна в Excel для Mac и Excel на Android/iOS. Список поддерживаемых языков можно уточнить здесь, русского среди них пока нет. 

3. Функция «ПросмотрX» (XLOOKUP) в Excel

Эта новая функция Excel заменяет собой целый ряд прежних и облегчает извлечение нужных элементов из массива информации. С её помощью можно вернуть не только значение из таблицы, но и диапазон данных. При этом работать с самой функцией очень легко. Вы просто указываете два столбца: с искомым словом и со значением, которое нужно вернуть. Не переживайте, если вы любите и используете ВПР (VLOOKUP) — эта функция никуда не исчезнет. Просто её «наследница» «ПросмотрX» (XLOOKUP) во многом гибче и удобнее.

4. Библиотека медиаконтента и шаблонов

Подписчики Microsoft 365 получают щедрый запас качественных исходников для создания красивых документов, таблиц и презентаций. Среди них 8 000 картинок, а также 2 800 иконок и 300 новых шрифтов. Эти материалы уже можно использовать в Word, Excel и PowerPoint. Кстати, для функции «Конструктор» в PowerPoint, которая помогает получать оформление слайдов «по щелчку», стали доступны не только новые фото, но и 175 зацикленных видео из стока Getty Images. Кроме того, подписка включает возможность использования премиум‑шаблонов для этих программ: для рабочих, творческих и образовательных проектов.

5. Корректор Microsoft

Новая служба на основе искусственного интеллекта помогает писать легкочитаемые и грамотные тексты. «Корректор» находит орфографические и пунктуационные ошибки в Word и его веб‑версиях. Функция уже доступна многим пользователям. Вы также можете установить «Корректор» в виде плагина для браузеров Edge или Chrome — для проверки текстов на любых сайтах. Продвинутые возможности службы предназначены только для подписчиков Microsoft 365. Например, можно проанализировать стилистику текста и получить рекомендации по её улучшению.

6. Режим «Вместе» (Together Mode) в Microsoft Teams

Это новый интерфейс Teams, который позволяет участникам конференции чувствовать себя ближе друг другу. Он использует возможности ИИ и помещает всех присутствующих на видеосозвоне в одну цифровую среду. Это создаёт ощущение, что конференция происходит в едином пространстве. В эпоху изоляции и удалённой работы возможность видеть коллег и чувствовать себя частью команды помогает оставаться на одной волне.

7. Динамический вид и фильтры в Microsoft Teams

Эта технология позволяет более гибко отображать то, что вы видите во время собрания, будь то трансляция контента или изображения с веб‑камер участников. Например, можно выводить на экран до 49 человек в один момент времени. Кроме того, анонсированы и другие фичи: возможность объединения участников собрания в небольшие группы (например, для мозгового штурма) и фильтры, призванные сделать ваше изображение более чётким.

8. Синхронизация рабочего и личного календарей

Совмещать дела и личную жизнь бывает непросто. Новая функция в веб‑приложении Outlook в этом немного поможет. Теперь сервис позволяет связывать бизнес‑календарь с личным, чтобы коллеги и партнёры могли оценить вашу доступность даже в нерабочее время. При этом они не смогут видеть, чем именно вы заняты в личные часы. Вдобавок такая связка календарей позволит вам управлять всеми делами в одном сервисе.

Что включает в себя экосистема Microsoft 365 для среднего и малого бизнеса

Отдельно расскажем о том, как организована система в целом. В Microsoft 365 входят инструменты для взаимодействия и ведения всех офисных задач. В том числе удалённо. Набор опций зависит от варианта подписки. Например, для каждого пользователя «Microsoft 365 бизнес стандарт» будут доступны:

• Электронная почта Outlook на 50 ГБ с собственным доменом. С бизнес‑почтой даже небольшая компания выглядит профессиональнее и внушает больше доверия, чем та, что использует бесплатные ящики.
• Облачное хранилище OneDrive ёмкостью 1 ТБ с возможностью безопасно передавать информацию между пользователями. Вы будете иметь доступ к важным данным с любого устройства, а не только с рабочего компьютера.
• Инструмент Microsoft Bookings позволяет клиентам записываться на услуги, которые предлагает ваша компания, через интернет. А также инструмент берёт на себя ведение расписания и рассылку напоминаний о времени записи.
• Платформа Microsoft Teams для совместной работы. Здесь можно сообща редактировать документы в режиме реального времени, проводить конференции, видеозвонки, переписываться в чатах и решать другие рабочие задачи.

Почему стоит купить лицензию Microsoft 365

Одной лицензионной версией «Microsoft 365 бизнес стандарт» вы сможете пользоваться на нескольких устройствах (до пяти компьютеров, а также планшетов и телефонов). У вас всегда будет самый актуальный вариант программы, поскольку софт обновляется автоматически. Кроме того, в лицензию входит поддержка — вы можете рассчитывать не только на качество и безопасность, но и на круглосуточную помощь специалистов Microsoft.