8 лайфхаков для экономии времени

1. Оптимизируйте повседневные задачи

Их приходится выполнять регулярно: одни — каждый месяц, другие — каждый день. Иногда это очень утомляет. Поэтому используйте простые правила, чтобы тратить на них меньше времени.

• Если вас угнетает необходимость убирать всю квартиру сразу, разделите её на зоны. Например, в один день убирайтесь в ванной, в другой — на кухне, а на выходные оставьте мытьё пола. Каждый раз, когда встаёте со стула или дивана, уберите что‑то находящееся не на своём месте. Наводить порядок по чуть‑чуть проще и гораздо быстрее.
• Готовьте больше еды за один раз, чтобы потом только разогревать. Это удобнее делать в выходной, и тогда по будням останется только порезать овощи или отварить гарнир.
• Настройте автоматические платежи для коммунальных услуг, выплат по кредитам и прочих повторяющихся расходов. Сумма будет списываться с карты, а вам не придётся совершать лишние операции и волноваться, что вы что‑то забыли.
• Купите несколько одинаковых комплектов повседневной одежды. Больше не нужно будет тратить время, выбирая, что надеть каждое утро. Этим трюком пользуются многие успешные люди, например Марк Цукерберг.
• Собирайтесь с вечера. Подготовьте одежду и обувь, сложите всё необходимое в рабочую сумку. А сэкономленное утреннее время можно потратить на дополнительный сон, медитацию или чтение.

2. Пользуйтесь правилом двух минут

Его придумал основатель методики GTD Дэвид Аллен. Согласно этому правилу, если на выполнение задачи нужно две минуты или меньше, её нельзя откладывать. Например, вам необходимо коротко ответить на письмо, позвонить кому‑то, исправить мелкую ошибку. Разбирайтесь с такими делами сразу же.

Это быстрее, чем вносить задачи в список и потом снова настраиваться на них.

Если на выполнение потребуется больше двух минут, добавьте дело в свой календарь и возвращайтесь к тому, что уже начато.

3. Ограждайте себя от соблазнов

Нас постоянно отвлекают уведомления, сообщения, реклама и просто желание попрокрастинировать. От этого страдает продуктивность, а время тратится впустую. Поэтому старайтесь обезопасить себя, когда вам нужно поработать или заняться ещё какими‑то делами, которые требуют концентрации.

Если вас отвлекает телефон и желание зайти в соцсети, отнесите его в соседнюю комнату или хотя бы уберите в сумку. Временно заблокируйте доступ к сайтам, на которых можно застрять надолго. Для этого есть специальные расширения: Stay Focused, Freedom, Block Site.

4. Проверяйте почту трижды в день

Если отвлекаться на каждое входящее письмо, основная работа далеко не продвинется. Гораздо удобнее отключить уведомления и заходить в почту только в определённое время. Например, в 11, 14 и 17 часов.

Создайте собственный распорядок в соответствии с вашим графиком.

И откажитесь от привычки смотреть почту первым делом, когда приходите на работу. В это время лучше заняться действительно важными делами, пока у вас много сил и вы ещё не устали принимать решения.

5. Составляйте списки задач и распределяйте дела по важности

Не старайтесь держать всё в голове: это утомляет и повышает вероятность что‑нибудь перепутать. Записывайте рабочие и личные дела, которые нужно сделать в течение дня, и вычёркивайте выполненные.

Первыми ставьте самые важные задачи, чтобы сразу видеть, с чего начать. Когда вы их выполните, то почувствуете прилив уверенности в себе. В таком состоянии остальные дела будут даваться быстрее и проще.

6. Используйте правило «+1»

Когда занимаетесь каким‑то простым и коротким делом, попытайтесь вспомнить ещё одну задачу, которую можно выполнить за несколько минут. Например, моете посуду — протрите заодно и плиту. Отправляете письма — разберите входящие в ящике сразу после этого. Так вы приучите себя делать всё быстрее и оптимизируете повседневные процессы.

7. Отказывайтесь от лишних совещаний на работе

Большая часть их времени обычно уходит на посторонние разговоры, а не на решение проблемы. В итоге вы не делаете собственную работу и на совещании приносите мало пользы. Поэтому учитесь говорить «нет».

Если обязательно нужно ваше мнение, предложите решить вопрос письменно.

Если от вас требуется только присутствие, попросите, чтобы прислали необходимую информацию после. Поймите, что, решая чужие вопросы, вы игнорируете свои собственные. Естественно, часть совещаний действительно нужны, но не соглашайтесь ходить на те, что только отнимают время.

8. Избавьтесь от перфекционизма

Из‑за него вы теряете массу времени и изматываете себя. Примите тот факт, что невозможно всё сделать идеально. Более того, это даже не нужно. Некоторые задачи важнее сделать быстро, чем доводить до совершенства.

Не ждите идеальных условий, чтобы взяться за дело, иначе так и будете откладывать. Возьмите за правило останавливаться, когда задача выполнена достаточно хорошо, и ставьте себе жёсткие дедлайны, чтобы не было желания поработать над чем‑то «ещё немного».